Une demande de permis doit être présentée au ministère des Transports du Québec pour la tenue d'événements spéciaux : compétitions sportives, événements populaires ou tout autre événement nécessitant la fermeture complète ou partielle d’une route sous sa responsabilité, ou ayant des répercussions sur la circulation et la sécurité des usagers de la route.
Les conditions exigées pour obtenir ce permis s’appliquent à tout le réseau routier dont l’entretien relève du ministère des Transports du Québec. Les autorisations pour l’utilisation du réseau routier local relèvent des municipalités. Cependant, le Ministère doit également se prononcer lorsqu’un évènement qui doit se tenir sur le réseau local a des incidences sur son propre réseau routier (traverse d’une route du Ministère ou perturbation de la circulation sur une portion de celle-ci, par exemple).
Marche à suivre
Demande : 45 jours avant l'événement
L’organisateur transmet le formulairede demande de permis d’événements spéciaux au moins 45 jours avant la date prévue pour la tenue de l’événement, en plus des autorisations des municipalités, des avis des services policiers ainsi que des plans et documents requis.
Analyse de la demande
Le responsable du Ministère analyse la demande. Il invite l’organisateur, s’il le juge à propos, à inspecter l’état de la route concernée afin de relever les points qui, bien qu’ils soient acceptables pour une utilisation normale de la route, pourraient nuire au déroulement sécuritaire de l’événement.
Autorisation : 30 jours avant l'événement
Si l’événement est autorisé, le responsable du Ministère en avise par écrit le demandeur en lui transmettant sa copie approuvée du permis d’événements spéciaux.
En cas de refus
Si l’événement est inacceptable tel qu’il est présenté, le responsable du Ministère en avise le demandeur par écrit, si possible au moins 30 jours avant la date prévue pour la tenue de l’événement, et spécifie les motifs du refus. L’organisateur de l’événement peut abandonner son projet ou le modifier afin de satisfaire aux exigences du Ministère et lui soumettre le projet à nouveau, en vue d’obtenir son autorisation.
Concertation : 15 jours avant l'événement
Dans le cas d’événements d’envergure qui nécessitent la coordination de plusieurs acteurs, le Ministère peut demander à l’organisateur de l’événement de tenir une rencontre afin de discuter, entre autres, de la signalisation et des mesures de sécurité. Une visite sur le terrain peut également être organisée, à la demande du Ministère, notamment afin de déceler les dangers potentiels liés à l’utilisation de la route ou pour discuter de la signalisation à mettre en place.
L’organisateur prépare un avis public et le soumet au bureau concerné du Ministère pour validation au moins 15 jours avant la tenue de l’événement. Cet avis doit indiquer la nature de l’événement, la date et l’heure, la durée, les routes visées et, le cas échéant, les itinéraires de détour.
Avis dans les média : 48 heures avant l'événement
L'organisateur publie l'avis préalablement validé par le Ministère au moins 48 heure avant l'événement dans un ou plusieurs médias couvrant le territoire touché.
Tenue de l'événement
Pour la tenue de l’événement, l’organisateur se procure et installe la signalisation conforme aux normes du Ministère.
Rapport : 15 jours après l'événement
Dans le cas des événements d’envergure ou lorsque des problèmes sont survenus durant l’événement, un rapport doit être fait par l’organisateur afin d’identifier les problèmes rencontrés et les solutions à proposer en vue d’une prochaine édition de l’événement. Le Ministère peut demander une rencontre avec les principaux acteurs concernés surtout pour les événements d’envergure devant se répéter annuellement.
Renseignements généraux
Toute demande dont le but principal est d’entraver la circulation est automatiquement refusée.
De façon générale, l'événement ne doit pas entraîner de fermeture complète de la route et ne doit pas nuire à la circulation sur les autoroutes.
Il est interdit de suspendre toute banderole ou bannière au-dessus d’une chaussée, en travers de celle-ci, attachée sur les structures d’éclairage, les supports de signalisation, les signaux lumineux ou sur les ponts et les ponts d’étagement. Aucun logo commercial ne doit être affiché sur le réseau routier.
L'événement doit se dérouler en dehors des heures de pointe et pendant les plus courtes périodes possibles.
Le trajet emprunté au cours de l'activité doit privilégier les routes où le débit de circulation est le plus faible possible, tout en tenant compte de la capacité du réseau environnant à absorber la circulation déviée, le cas échéant.
L’organisateur s’engage à retarder ou à annuler l’événement si les conditions de la route ont changé à la suite de l’autorisation (éboulis, érosion de la route, etc.).
L’événement doit permettre le passage, en tout temps, des véhicules d’urgence (ambulance, pompier, police, etc.).
L’organisateur s’engage à respecter les heures de début et de fin de l’événement, sous peine d’annulation de l’autorisation.
L’organisateur fournit un numéro de téléphone où un responsable peut être rejoint en tout temps au cours de l’événement.
Renseignements additionnels
Pour toute demande de renseignements ainsi que pour transmettre le formulaire, il suffit de s'adresser au bureau du Ministère de votre région.
